Las comunidades de propietarios, requieren una cuenta bancaria que les permita llevar un control de la economía y gestionar los pagos de servicios de una forma sencilla.
Mediante esta cuenta se pueden solventar los gastos habituales como, por ejemplo, seguro comunitario, facturas de luz y agua, limpieza de áreas comunes, y mantenimiento de extintores.
También se emplea con el fin de crear un fondo de reserva para cubrir derramas extraordinarias que puedan surgir. Es por ello, que las cuentas bancarias de las comunidades juegan un papel importante en el buen funcionamiento de la contabilidad.
Las entidades financieras ofrecen varios tipos de cuentas para la administración de fincas. A continuación, te mostramos las características de cada una de ellas.
¿Las comunidades de propietarios están obligadas a tener una cuenta bancaria?
No existe una ley que obligue a los vecinos a tener una cuenta para gestionar los gastos administrativos. Pero, en SOS Administradores recomendamos tenerla por varias razones:
- Facilitan el registro de la contabilidad.
- Los propietarios tendrán un sitio seguro para pagar las derramas o depositar las cuotas correspondientes.
- Es una forma efectiva de reducir la morosidad entre los propietarios.
- Permiten un uso adecuado de los recursos para evitar conflictos entre los vecinos.
Hay ocasiones en que los propietarios crean una cuenta a nombre de toda la comunidad y delegan dos o tres autorizados. En cambio, si la comunidad no posee una cuenta bancaria propia, puede gestionar los pagos a través de la cuenta del administrador de la finca.
Los bancos ofrecen diversas opciones para ambos casos, adaptándose a las necesidades de cada uno.
Cuentas mancomunadas o conjuntas
Esta cuenta dispone de dos o más titulares pertenecientes a la comunidad, quienes comparten sus derechos con el administrador de la finca.
Dicho administrador podrá supervisar los movimientos de la cuenta. Sin embargo, necesitará la autorización y firma de todos los titulares para ejercer cualquier operación.
Cuando se crea una cuenta conjunta, se puede fijar cuáles son las operaciones mensuales y asignarles una cantidad máxima de dinero para costear gastos. De esta forma el administrador tendrá la plena libertad de realizar ciertos movimientos, sin tener que buscar la aprobación de la comunidad.
Una de sus principales ventajas es que los propietarios deben dar su consentimiento para todos los pagos, por lo tanto, tienen el pleno control de la cuenta.
Aunque también es importante recalcar que conseguir las firmas y la autorización de los movimientos puede tomar tiempo, retrasando el pago de las facturas.
Cuenta solidaria
Es conocida con el nombre de cuenta solidaria o cuenta indistinta. Al igual que la mancomunada, la cuenta se crea con varios titulares, pero se requiere de una única firma de cualquiera de ellos para gestionar las operaciones, retiro de fondos, ingresos, transferencias o emisión de cheques.
El inconveniente que presenta este tipo de cuenta es que los vecinos deben elegir una Junta Directiva confiable para evitar posibles desvíos de fondos.
Cuenta única
El titular es el administrador de la cuenta bancaria de la finca. Esta figura se encargará de gestionar todas las operaciones, sin buscar ninguna firma de los representantes de la comunidad.
Los beneficios de esta modalidad son:
- Reduce el riesgo de que alguno de los autorizados cometa fraude.
- Los propietarios no se verán obligados a pagar comisiones bancarias.
- Ofrece una gestión mucho más rápida y efectiva.
- Los pagos de facturas y proveedores se hacen de forma oportuna.
- Los montos de gastos e ingresos se registran diariamente.
- Permite saber el estatus de morosidad de una finca y cuáles son las facturas de cobro pendientes.
La desventaja de este sistema es que no será posible ver el control diario de los movimientos individuales, pues se presenta el saldo total de todas las comunidades.
¿Cuándo se actualizan los autorizados?
Las comunidades pueden modificar la Junta Directiva, cuando esto sucede los nuevos autorizados deben presentarse ante la entidad de crédito correspondiente.
Algunos bancos solicitan la presencia y firma de todos los implicados, es decir, las personas que conforman tanto la junta saliente como la entrante. Deben acudir el mismo día y a la misma hora, entregar el DNI y autorizar el cambio de representantes.
¿Cómo abrir una cuenta comunitaria?
La apertura de la cuenta bancaria se hace de manera presencial, y es necesario consignar los siguientes requisitos:
- Escritura de constitución de la comunidad de propietarios.
- Número de Identificación Fiscal (NIF)
- DNIs de las personas que se registrarán en la cuenta como autorizados para hacer las operaciones.
- Acta legal de la comunidad que certifique que los autorizados han sido debidamente elegidos por los propietarios.
Si quieres saber más acerca de los tipos de cuentas bancarias comunitarias no dudes en contactar a SOS Administradores. Somos especialistas en administración y contabilidad de fincas.
